Iedere ondernemer is wettelijk verplicht zijn administratie 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht). Daarbij moet u denken aan:
- het grootboek,
- de debiteuren- en crediteurenadministratie,
- de voorraadadministratie,
- de in- en verkoopadministratie,
- de loonadministratie.
Voor de overige gegevens kunnen met de Belastingdienst afspraken worden gemaakt over kortere bewaartermijnen dan 7 jaar.

Let op! Kortere bewaartermijnen gelden uitsluitend bij de Belastingdienst. Bij andere overheidsinstellingen kunt u dus nog te maken krijgen met de wettelijke bewaartermijn van 7 jaar. De bewaarplicht geldt ook voor computerprogramma's en bestanden. U moet er dus ook voor zorgen dat deze programma's en bestanden bij een controle kunnen worden gebruikt. Met het uitsluitend bewaren van een bestand in afgedrukte vorm voldoet u niet aan uw bewaarplicht. Wel kunt u, onder bepaalde voorwaarden, bestanden en andere gegevens in een andere vorm bewaren.